1. Izogibajte se uporabi vedno istih obrazcev
Dejstvo je, da se v naši dnevni komunikaciji nabor različnih dopisov hitro skrči na nekaj variant in tudi sami se jih kmalu naveličamo. Toda temu se moramo zavestno čim bolj izogibati, še posebej takrat, kadar je dopis pomemben. Ljudje namreč naš ton iz napisanega hitro razberejo in se tudi sami odzovejo bodisi medlo bodisi nezainteresirano, s čimer se krhajo dobri poslovni odnosi. Pri pisanju zato bodite ustvarjalni in ko se zalotite, da ste zapadli v rutino, izumite kaj novega, uporabite fraze, ki jih sicer ne bi, ali pa začnite z inovativnim uvodom. Vaš trud bo poplačan nemudoma, ko boste prejeli svež odziv prejemnika.
2. Uporabite domiselne zaključne pozdrave
Najpogosteje se inovativnost ustavi pri zaključnih frazah, saj po pregledu naših dopisov ugotovimo, da uporabljamo ene in iste dolgočasne pozdrave in vljudnostne fraze. Vendar nam ravno zaključek daje dobro iztočnico, da omenimo nekaj vzpodbudnega, morda celo pohvalimo naslovnika oziroma mu namesto običajne zveze Lep pozdrav zaželimo preprost, a svež in učinkovit Prijazen dan.
3. Naučite se prilagajati ton dopisa
Glavni atribut pisne komunikacije v primerjavi z osebnim stikom se pokaže v kritičnih situacijah, kot so spori, pritožbe in drugi negativni odzivi, saj imamo pri pisanju odgovora bistveno več časa za premislek in veliko lažje upoštevamo pravilo štetja do deset. Pisno komuniciranje nam v tovrstnih primerih omogoča celo zavidljive uspehe, saj nam ponuja celo paleto možnosti, kako se ustrezno odzvati. Bistvena tehnika, ki jo moramo pri tovrstnem odzivu uporabiti, je spreminjanje negativnega odziva v nevtralnega oziroma pozitivnega. Detajlne korake tehnike boste izvedeli v enem naslednjih prispevkov.
