Učinkovita pisna komunikacija (1. del)

Način vašega pisanja močno vpliva na (ne)uspeh v poslovanju. Pisma, dopisi, poročila in emaili so namreč svojevrsten izkaz vašega odnosa do dela in naslovnika. Pismo, ki je nepravilno naslovljeno, nejasno ali napisano v neustreznem tonu, lahko prejemnika razjezi, mu vzbudi odpor ali ga kako drugače vznemiri. Z nespretnim pristopom si tako nehote zapirate vrata do dobrih poslovnih odnosov in odzivov.

Zato vam bom predstavila 5 poglavitnih načel učinkovite pisne komunikacije, ki jih lahko s pridom uporabite tako v poslovne namene kot v zasebne. Najpomembnejše načelo, ki ga morate imeti v mislih pri vseh vrstah pisne komunikacije, je: Preden se lotite pisanja, razmislite o prejemniku. To je slišati precej samoumevno, toda iz tega načela izhajajo vsa nadaljnja in pogosto nam zaradi stiske s časom ali kakšnih drugih motenj to vodilo uide iz misli.

1. Poskrbite, da naslovnika naslovite pravilno.

V anketi, kjer so spraševali ljudi, ali jih moti, če je na pismu, dopisu oz. drugi obliki pisne komunikacije njihovo ime oz. priimek napisan narobe, jih je 33 % odgovorilo, da jih to zelo moti, 53 % da jih moti in samo 14 % da jih to ne moti. V isto kategorijo sodi tudi naslavljanje z ga. / g. in pravilno navajanje nazivov (če magistra po pomoti povišate v doktorja, ne bo hudega, obraten primer pa je zelo neugoden).

2. Pišite kratke dopise oz. pisma

S tem se boste izognili dolgovezenju in naslovnika ne boste utrujali z nepotrebnimi informacijami. Na ta način si zagotovite, da bo vaše besedilo res prebrano in da bo v njem zgoščeno predstavljen vaš namen. Predolge dopise oz. pisma prejemnik pogosto le preleti in tako lahko hitro spregleda kakšno pomembno informacijo, ki ste jo posredovali skupaj s številnimi nepomembnimi podrobnostmi.

3. Izogibajte se strokovni prezapletenosti

Tukaj še enkrat poudarimo, da moramo imeti, že preden začnemo pisati, pred očmi naslovnika. Izbrati moramo ustrezne izraze, ki bodo tudi naslovniku pomenili enako kot nam. Motnje v komunikaciji lahko hitro nastanejo, kadar smo v stiku z nekom, ki ni iz naše stroke.

Kot primer vzemimo dve varianti obvestila, ki ga lahko serviser računalnikov napiše stranki:
a) Obveščamo vas, da je vzrok za nepravilno delovanje vašega računalnika okvara CPU, ki se pregreva, hkrati pa smo ugotovili, da bi bilo potrebno še flashati BIOS in formatirati hardware, da bo vaš računalnik spet normalno deloval, zato nas zanima, če se tudi s temi posegi strinjate?

b) Obveščamo vas, da je vzrok za nepravilno delovanje vašega računalnika motnja v hlajenju procesorja, kar smo že uredili, hkrati pa smo ugotovili, da bi bilo potrebno še posodobiti vašo strojno opremo in ponovno naložiti operacijski sistem, da bo vaš računalnik spet normalno deloval, zato nas zanima, če se s tudi temi posegi strinjate?


V obeh primerih sta opisani isti stvari, vendar je drugi primer zaradi uporabe splošno strokovnih izrazov uporabniku mnogo bolj razumljiv.

4. Uporabite naslovniku primeren slog pisanja

Glede sloga v poslovni korespondenci so pravila zelo jasna, saj bi se moral uporabljati strogo formalni slog in kadar pisno komuniciramo z nekom, ki ga ne poznamo, se je dobro tega dosledno držati. Formalni slog pomeni začenjanje dopisov z besedo spoštovani, dosledno uporabo vikanja, pisanje v knjižnem jeziku … Ker pa je jezik živa tvorba, so določena odstopanja pri pisni komunikaciji z osebami, ki jih poznamo, dovoljena in tako lahko uporabimo tikanje ali pa npr. strogo uraden uvodni ter zaključni pozdrav zamenjamo z osebnješim.

5. Zaključite besedilo s prijaznim pozdravom

Zadnje časa se je v vsakdanji pisni komunikaciji razširil pozdrav LP (lep pozdrav), ki v poslovno komunikacijo ne sodi. Če dopis oz. pismo ni strogo poslovno, lahko na koncu naslovniku zaželite lep dan / prijeten vikend itd., drugače pa lahko zaključite s katero od standardnih fraz, kot so: V pričakovanju odgovora vas lepo pozdravljam! / V upanju na ugodno rešitev vas lepo pozdravljam! itd.