Že v 1. delu smo omenili, da je treba v kakršni koli poslovni (in tudi zasebni) pisni korespondenci poskrbeti, da sta ime in priimek naslovnika napisana pravilno. Danes se bom osredotočila na koristne tehnične nasvete, ki vam bodo v pomoč pri učinkoviti pisni korespondenci.
Včasih se zatakne že na začetku pisma oz. dopisa, saj je pošiljatelj v dilemi, kako naj prejemnika naslovi. V nadaljevanju so prikazane ustrezne variante in manj običajne variante, pri katerih morate sami pri sebi natančneje opredeliti, kdo je oseba, ki ji pišete, in v kakšnem odnosu ste z njo.
Ustrezne variante
Spoštovani!
Spoštovani g. Novak!
Spoštovani g. Franc Novak!
Spoštovani doc. dr. Franc Novak! (naziv je lahko poljuben)
Manj običajne variante
G. Franc Novak!
Spoštovani g. Franc!
G. Franc!
Kadar je iz morebitne dotedanje korespondence ali iz vaših podatkov nemogoče razbrati spol osebe, ki ji pišete, je primerno, da pismo začnete z besedami, kot na primer: Naslovil sem vas kot go. vendar nisem prepričan, če je to ustrezno. Prosim, oprostite mi, če sem se zmotil in me popravite. Nov podatek bom nemudoma vnesel v svojo evidenco.
Naj besedilo nadaljujem z veliko ali malo začetnico?
Pravili, kako nadaljevati po nagovoru, sta zelo jasni in si ju boste zlahka zapomnili:
1. Kadar za nagovorom naredite klicaj, v nadaljevanju pisanje začnete z VELIKO začetnico, torej:
Spoštovani g. Anton! V skladu z dogovorom ...
2. Kadar pa za nagovorom postavite vejico, nadaljujete besedilo z MALO začetnico, torej:
Spoštovani g. Anton, zahvaljujem se vam za ...
S čim naj pismo/dopis začnem?
Praviloma je takoj na začetku najbolje opredeliti vaš namen, ki ga želite s pisanjem doseči. Drugače je, kadar odgovarjate na sporočilo, saj vam je bilo v tem primeru verjetno že posredovano kakšno vprašanje, predlog itd., zato je najbolje začeti kar z odgovorom, tudi če imate v nadaljevanju za dodati še kaj svojega.
Še en pomemben tehnični element poslovne korespondence je, da jasno označite, kdo je pošiljatelj in navedete tudi kontaktne podatke. Kadar gre za korespondenco v papirni obliki, se pod svoje tipkano ime in priimek še podpišete. Že natisnjeni podpisi niso priporočljivi, ker dajejo vtis masovnega pošiljanja in prejemniku lahko nehote vzbujajo dvom, če ste pismo res poslali vi, saj verodostojnost s podpisom ni zagotovljena.
Ni komentarjev:
Objavite komentar